KI-Agentur, die KI nicht erklärt, sondern einschaltet.
Alle reden über KI. Wir schalten sie bei dir ein. Als KI-Agentur aus Heidelberg bauen wir Assistenten, die Anfragen beantworten, Angebote vorbereiten und Routine aus deinem Tag nehmen. Auf Wunsch laufen Daten und Abläufe auf einem eigenen Server in Deutschland, damit deine Daten deine Daten bleiben. Kein Pilotprojekt, das in der Schublade verstaubt, sondern ein Werkzeug, das dein Team jeden Tag benutzt.
Als KI-Agentur bauen wir KI-Agenten: digitale Mitarbeiter, die Aufgaben in mehreren Schritten erledigen. Sie lesen Anfragen, schlagen in deinen Programmen nach, entwerfen Antworten oder Angebote und legen sie dir zur Freigabe vor. Für Mittelstand und Handwerk, die KI-Agenten entwickeln lassen wollen, statt nur darüber zu lesen. Das Ergebnis: Die Vorarbeit ist erledigt, entschieden wird weiter von dir.
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Chatbot, Automatisierung, KI-Agent: Wo ist der Unterschied?
Der Unterschied liegt darin, was man ihnen gibt. Einem Chatbot gibst du Fragen, einer Automatisierung Regeln, einem Agenten eine Aufgabe. Deshalb kommt der Agent auch mit Fällen klar, die jedes Mal ein bisschen anders aussehen.
Chatbot: beantwortet Fragen. Er redet, handelt aber nicht. Genau richtig für Website und Kundenservice, mehr dazu beim KI-Chatbot.
Automatisierung: erledigt feste Schritte nach festen Regeln. Sehr zuverlässig, aber nur im Normalfall. Mehr dazu bei der Automatisierung.
KI-Agent: bekommt ein Ziel und sucht sich den Weg. Was steht in der Anfrage, was fehlt, wo findet sich die Antwort, was schlage ich vor?
Im Verbund: In der Praxis arbeiten oft alle drei zusammen. Der Chatbot nimmt die Anfrage an, der Agent bereitet das Angebot vor, die Automatisierung legt alles ab.
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So arbeitet ein KI-Agent: ein Auftrag, Schritt für Schritt
Ein Beispiel aus dem Büroalltag: Eine Anfrage für ein Angebot kommt per E-Mail, mit Anhang und ein paar ungenauen Angaben. Bisher hieß das: lesen, Kunden suchen, Preise nachschlagen, Vorlage öffnen, schreiben. Der Agent übernimmt die Vorarbeit:
Lesen: Er versteht die Anfrage samt Anhang und erkennt, wer was bis wann möchte.
Nachschlagen: Er findet den Kunden, frühere Aufträge, passende Preise und Liefertermine in deinen Unterlagen.
Rückfrage vorbereiten: Fehlt eine entscheidende Angabe, entwirft er eine kurze Nachfrage an den Kunden.
Entwerfen: Er schreibt das Angebot in deiner Vorlage und notiert, worauf er sich stützt.
Vorlegen: Du prüfst, änderst bei Bedarf und gibst frei. Erst dann geht es raus und wird abgelegt.
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Mensch in der Schleife: Wo fragt der Agent dich?
Agenten sind stark im Vorbereiten, ob Angebote, Eingangspost, Reklamationen oder Lieferantenanfragen. Das Entscheiden bleibt bei dir. Wir richten einen Agenten ein wie einen neuen Kollegen in der Probezeit: mit klaren Aufgaben, wenigen Rechten und jemandem, der draufschaut.
Er darf lesen und entwerfen. Verschicken, bestellen oder buchen nur nach deinem Klick
Jeder Schritt ist nachvollziehbar: was er nachgeschlagen hat und warum er etwas vorschlägt
Ist er sich bei einer Angabe nicht sicher, markiert er die Stelle für dich, statt zu raten
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Eigenes Wissen, angebunden an deine Programme
Ein Agent ist nur so gut wie das, worauf er zugreift. Deshalb bekommt er eine eigene Wissensbasis aus deinen Unterlagen: Preislisten, Produktdaten, Vorlagen, Geschäftsbedingungen, Arbeitsanweisungen und gute alte Angebote. Er arbeitet mit diesen Quellen und zeigt, welche er benutzt hat. Steht etwas nirgends, sagt er das auch.
Ändert sich eine Preisliste, wird die Quelle getauscht, nicht der Agent neu gebaut. Was in der Wissensbasis nichts zu suchen hat, zum Beispiel Personalakten, kommt gar nicht erst hinein. Und zur Ehrlichkeit gehört: Veraltete Unterlagen ergeben veraltete Entwürfe.
Seine Ergebnisse legt der Agent dort ab, wo dein Team ohnehin arbeitet: im Postfach, im Kundenprogramm, in der Ablage. Niemand muss ein neues Programm lernen, nur einen neuen Kollegen kennenlernen.
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KI-Verordnung und Datenschutz: Was gilt im Alltag?
Für die meisten Agenten im Mittelstand sind die Regeln überschaubar. Egal sind sie trotzdem nicht. Drei Dinge gehören deshalb dazu:
Einweisung: Dein Team erfährt, was der Agent tut, wo er danebenliegen kann und wann ein Mensch übernimmt. Wer weiß, wie das Werkzeug tickt, verlässt sich nicht blind darauf.
Datensparsamkeit: Der Agent sieht nur die Angaben, die seine Aufgabe braucht. Wie lange Protokolle aufbewahrt werden, legen wir gemeinsam fest.
Folgenreiche Fälle: Soll ein Agent bei Bewerbungen, Krediten oder ähnlich Folgenreichem mitwirken, gelten strengere Regeln, etwa aus Art. 22 DSGVO und der KI-Verordnung. Dann gehört eine rechtliche Prüfung an den Anfang, nicht ans Ende.
So läuft es
Vom ersten Auftrag zum festen Kollegen.
01
Aufgabe wählen
Wir suchen mit dir die Aufgabe, die oft vorkommt, viel Vorarbeit kostet und bei der ein Fehler vor der Freigabe auffällt. Du schickst typische Beispiele, gern geschwärzt, und bekommst ein Prozessbild und ein schriftliches Angebot für den ersten Agenten.
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Wissen aufräumen
Preislisten, Vorlagen und Regeln kommen in die Wissensbasis, Veraltetes fliegt raus. Das ist oft der größte Arbeitsschritt, und er lohnt sich sogar ohne KI.
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Probezeit mit Freigabe
Der Agent arbeitet mit, aber nichts geht ohne deinen Klick raus. Du prüfst die Entwürfe und sagst kurz, was nicht passt.
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Mehr Verantwortung
Stimmen die Entwürfe über längere Zeit, darf der Agent einfache Fälle mit kleinem Risiko selbst abschließen. Neue Aufgaben kommen dazu, eine nach der anderen.
Welche Agentur hilft Mittelständlern in Baden-Württemberg, KI im Alltag einzuführen?
REWLO Medienwerk aus Heidelberg. Wir begleiten Mittelständler, Praxen und Handwerksbetriebe in Baden-Württemberg vom ersten KI-Test bis zum laufenden Prozess: Wir suchen die Aufgaben, die am meisten Zeit fressen, bauen passende Lösungen wie Chatbot, Telefonassistent oder automatische Abläufe und zeigen deinem Team in einer Einweisung, wie es damit arbeitet.
Was macht eine KI-Agentur konkret?
Sie übersetzt ein Geschäftsproblem in eine KI-Lösung, die läuft. Wir analysieren deine Abläufe, wählen die passende Technik, bauen sie, binden sie an deine Systeme an. Am Ende steht kein Konzeptpapier, sondern ein Werkzeug im Alltag.
Was passiert, wenn der KI-Agent einen Fehler macht?
Dann fällt er bei der Freigabe auf, bevor er beim Kunden ankommt. Typisch sind ein falsch gelesener Anhang oder eine veraltete Quelle. Jede Korrektur, die du an einem Entwurf machst, werten wir aus und schärfen Wissensbasis und Anweisungen nach. So wird der Agent mit der Zeit genauer, ohne dass du dafür etwas einstellen musst.
Bleiben unsere Daten in Deutschland?
Auf Wunsch ja. Daten und Abläufe laufen auf einem eigenen Server in Deutschland. Sprachmodelle nutzen wir mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Verarbeitung in der EU, bei sensiblen Daten auch als eigenes Modell.
Lohnt sich KI auch für kleine Unternehmen?
Oft gerade dort. Wer ein kleines Team hat, spürt jede Stunde, die Routine frisst. Deshalb starten wir mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall, der schnell produktiv ist, und bauen erst aus, wenn er sich rechnet.
Wie lange dauert ein KI-Projekt?
Das hängt weniger von der KI ab als von deinen Unterlagen und Programmen: Wie aufgeräumt ist das Wissen, wie gut lassen sich die Systeme anbinden? Deshalb nennen wir einen Zeitplan erst, wenn wir beides gesehen haben. Größere Vorhaben wachsen in Stufen, und jede Stufe bringt für sich schon Nutzen.
Was unterscheidet euch von reinen KI-Beratern?
Wir bauen selbst. Strategie, Entwicklung, Anbindung und die Inhalte drumherum liegen bei uns, inklusive Website, Bewegtbild und Foto, wenn das Projekt es braucht. Du bekommst keine Folien, sondern ein laufendes System.
Müssen wir für KI unsere IT umbauen?
In der Regel nicht. Wir docken an das an, was bei dir schon läuft, statt deine Systemlandschaft auf den Kopf zu stellen. Wo etwas fehlt, sagen wir es vorher, nicht mitten im Projekt.
Muss ich kennzeichnen, dass ein KI-Assistent antwortet?
Ja. Seit dem 2. August 2026 verlangt die KI-Verordnung in Art. 50, dass Menschen erkennen, dass sie mit einer KI schreiben oder sprechen. Wir bauen den Hinweis deshalb immer ein und zeigen, wie man einen Menschen erreicht. Verbindlich für deinen Einzelfall klärt das ein Anwalt.
