Jede Shopify-Bestellung, die jemand von Hand in bexio abtippt, ist eine kleine Zeitbombe: einmal ein Zahlendreher, einmal ein vergessener Rabatt, einmal ein Lagerbestand, der seit Wochen nicht mehr stimmt. Die gute Nachricht: Für die Verbindung gibt es drei Wege. Die weniger gute: Jeder hat Grenzen. Dieser Ratgeber zeigt beides.
Kurz beantwortet
- Weg 1: Fertige App. Partnerfirmen bieten Connectoren zwischen Shopify und bexio an. Schnell eingerichtet, fester Funktionsumfang.
- Weg 2: Integrationsplattform. bexio listet in seinem Marketplace einen eigenen Connector zu einer Automatisierungsplattform. Gut für einfache Abläufe.
- Weg 3: Eigene Schnittstelle. Beide Systeme haben dokumentierte Programmierschnittstellen. Lohnt sich, wenn Ihre Abläufe vom Standard abweichen.
- Die häufigste Falle ist das Lager: In bexio bewegen Rechnungen den Bestand nicht.
- Vorher klären: Wer führt welche Daten? Shop oder bexio?
Was eigentlich fliessen soll
Bevor Sie eine App installieren, lohnt sich eine Liste. Nicht jede Anbindung überträgt alles, und nicht jede in beide Richtungen.
| Daten | Typische Richtung | Die Frage dahinter |
|---|---|---|
| Bestellungen | Shopify → bexio | Als Auftrag, als Rechnung oder beides? |
| Kunden | Shopify → bexio | Jede Bestellung ein neuer Kontakt, oder Abgleich mit bestehenden? |
| Produkte | je nach Hoheit | Werden Artikel in bexio oder im Shop gepflegt? |
| Lagerbestand | bexio → Shopify | Wie aktuell muss der Bestand im Shop sein? |
| Zahlungen | beide Richtungen | Wo wird eine Zahlung zuerst erfasst, und wer gleicht ab? |
| Rechnungen | in bexio | Erstellt bexio die Rechnung und verschickt sie, oder der Shop? |
Die wichtigste Zeile fehlt in jeder Tabelle: Wer ist für welche Daten massgebend? Pflegen zwei Systeme dieselben Daten, gewinnt am Ende das, das zuletzt gespeichert hat. Das ist selten das richtige.
Weg 1: fertige App
Im bexio Marketplace findet die Suche nach Shopify einen Eintrag: den «Shopify Connector by Helvy» der Partnerfirma Helvy. Laut Beschreibung überträgt er Bestellungen, Zahlungen, Versand, Kunden und Produkte von Shopify nach bexio. In die andere Richtung gehen Zahlungen, die in bexio erfasst wurden, und Lagerbestände. Rechnungen kann bexio automatisch an Kunden schicken.
Quelle: bexio Marketplace: Shopify Connector by Helvy
Im Shopify App Store gibt es weitere bexio-Apps von Schweizer Anbietern, zum Beispiel:
- «bexio» von Helvy (Boudry): Bestellungen inklusive Zahlungen und Versand, Kunden und Produkte nach bexio, Zahlungen und Lagerbestände zurück.
- «bexioSync by BedayaConnect» von Bedaya (Stans): Kunden, Produkte und Bestellungen nach bexio, Lagerbestände aus bexio je nach Paket der App.
- «BexioConnecter» von PIT Solutions (Rapperswil): Das Listing nennt Lagersynchronisation, ohne weitere Details.
Quellen: Shopify App Store: bexio (Helvy) · Shopify App Store: bexioSync by BedayaConnect · Shopify App Store: BexioConnecter
Auch bexio selbst verweist Shop-Betreiber auf den Marketplace: Wer einen Onlineshop etwa über Shopify oder Magento betreibe, finde dort zahlreiche Apps.
Quelle: bexio: Warenwirtschaftsprogramm
Passt, wenn Ihr Ablauf dem Standard entspricht: Bestellung rein, Rechnung raus, Bestand zurück. Passt weniger, wenn Sie Händlerpreise, Sets, mehrere Lager oder Sonderfälle bei der MWST haben. Lesen Sie vor der Installation genau, was die App in welche Richtung überträgt, und testen Sie mit echten Bestellungen.
Weg 2: Integrationsplattform
bexio listet im eigenen Marketplace einen Connector zu Zapier, angeboten von bexio selbst. Über solche Plattformen lassen sich Abläufe aus Bausteinen zusammenklicken: «Wenn in Shopify eine Bestellung eingeht, lege in bexio einen Auftrag an».
Quelle: bexio Marketplace: Zapier Connector
Passt, wenn es um wenige, klare Abläufe geht. Grenzen: Sonderfälle, Fehlerbehandlung und grosse Datenmengen werden in Klick-Bausteinen schnell unübersichtlich. Und jede Plattform ist ein weiterer Dienst, über den Kundendaten laufen. Prüfen Sie, wo er Daten bearbeitet und ob ein Auftragsbearbeitungsvertrag besteht. Was dabei nach Schweizer Recht gilt, erklärt der Ratgeber DSG und DSGVO: Was für KI in Schweizer KMU gilt.
Weg 3: eigene Schnittstelle
Beide Systeme haben dokumentierte Programmierschnittstellen (APIs). Was eine eigene Schnittstelle können muss, hängt an deren Eigenheiten.
Auf der bexio-Seite:
- Die bexio-API ist eine REST-Schnittstelle. Angemeldet wird über OAuth 2.0 und OpenID Connect.
- Persönliche Zugriffstoken sind laut Dokumentation nur für den eigenen Gebrauch gedacht. Wer Zugriff an Dritte weitergibt, etwa an eine Agentur, nutzt den Authorization Code Flow.
- Die API deckt unter anderem Kontakte, Offerten, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Zahlungen, Buchhaltung und Artikel mit Lagerfeldern ab.
- Die Anfragen sind pro Firma und Minute begrenzt. Wer das Limit überschreitet, bekommt eine Fehlermeldung und muss warten.
- Webhooks, also automatische Meldungen bei Änderungen, beschreibt die Dokumentation nicht. Eine Schnittstelle fragt Änderungen in bexio deshalb in Intervallen ab.
Quelle: bexio API documentation
Auf der Shopify-Seite:
- Shopify führt die REST Admin API seit dem 1. Oktober 2024 als «legacy». Neue öffentliche Apps müssen seit dem 1. April 2025 die GraphQL Admin API nutzen.
- Neue Bestellungen meldet Shopify per Webhook nahezu in Echtzeit, etwa über das Ereignis «orders/create».
- Für einfache Automatisierungen innerhalb von Shopify gibt es Shopify Flow, laut Shopify in den Plänen Basic, Grow, Advanced und Plus.
Quellen: Shopify: REST Admin API reference · Shopify: About webhooks · Shopify Help Center: Shopify Flow
Die Grenzen, die man vorher kennen sollte
Diese Punkte entscheiden in der Praxis, ob eine Anbindung hält, was sie verspricht:
- Lager über Auftrag und Lieferschein. In bexio reserviert ein Auftrag die Ware, ausgebucht wird sie erst, wenn der Lieferschein erledigt ist. Produkte auf Rechnungen lösen keine Lagerbewegung aus.
- Startbestand per API nur einmal. Laut Dokumentation lässt sich der Lagerbestand eines Artikels per API nur setzen, solange für diesen Artikel noch keine Buchungen bestehen.
- Lagerverwaltung nur in bestimmten Paketen. Laut bexio ist sie in Optima und Ultimate enthalten.
- MWST-Sätze sauber zuordnen. Auf Offerten, Aufträgen und Rechnungen akzeptiert bexio nur aktive Verkaufssteuersätze. Die Steuerzeilen aus Shopify müssen also eindeutig auf die Sätze in bexio passen.
- Kein Echtzeit-Lager aus bexio. Ohne Webhooks hängt die Aktualität des Bestands im Shop am Abfrage-Intervall. Bei knappen Artikeln kann das zu Überverkäufen führen.
- Kontakte ohne Dubletten. Jede Gastbestellung als neuer Kontakt bläht die Kundendatenbank auf. Es braucht eine Regel, wann ein Kunde derselbe ist.
Quellen: bexio Hilfe: Wie das Lager funktioniert · bexio API documentation · bexio: Pakete
Wann sich eine eigene Schnittstelle lohnt
Eine fertige App ist günstiger im Start. Eine eigene Schnittstelle ist günstiger im Alltag, sobald die App nur fast passt. Diese Signale sprechen für den eigenen Weg:
- Sie verkaufen an Firmen, mit Kundenpreisen, Rechnungskauf oder Freigaben.
- Sie haben mehrere Shops, Marktplätze oder einen Laden mit Kasse, die alle auf denselben Bestand zugreifen.
- Ihre Produkte sind Sets, Stücklisten oder Varianten, die in bexio anders abgebildet sind als im Shop.
- Sie liefern in Teilen oder auf Abruf.
- Sie brauchen ein Protokoll, das jede Übertragung nachvollziehbar macht, und eine Meldung, wenn etwas schiefgeht.
- Sie wollen keinen weiteren Dienst zwischen Shop und Buchhaltung, über den Kundendaten laufen.
- Ein Wechsel auf ein grösseres ERP ist absehbar. Dann lohnt eine Schnittstelle, deren Logik man mitnehmen kann. Wie das bei Abacus aussieht, zeigt der Ratgeber Abacus-Schnittstelle zum Webshop.
Ein Detail für Schweizer Shops mit Kauf auf Rechnung: bexio erstellt QR-Rechnungen und erkennt Zahlungseingänge laut eigenen Angaben über die Anbindung ans E-Banking automatisch. Damit das bis in den Shop durchschlägt, muss die Schnittstelle Bestellung und Rechnung eindeutig miteinander verknüpfen. Sonst ist die Rechnung bezahlt, und die Bestellung wartet trotzdem.
Quelle: bexio: QR-Rechnung
So gehen wir vor
Wir beginnen nicht mit Code, sondern mit einem Bild: Ihr Ablauf von der Bestellung bis zur verbuchten Zahlung, mit allen Systemen und der Stelle, an der heute jemand tippt. Daraus wird klar, ob eine App reicht oder ob sich eine eigene Schnittstelle lohnt. Reicht die App, sagen wir das. Lohnt sich der eigene Weg, starten wir mit einem Pilot zum Festpreis für einen Ablauf, meist Bestellung und Lager. Mehr dazu auf der Seite Automatisierung.
Fazit
bexio und Shopify lassen sich verbinden, und für Standardabläufe reicht oft eine fertige App. Die Tücken liegen im Detail: Lager über Lieferscheine, Startbestände, MWST-Sätze, fehlende Webhooks. Wer seinen Ablauf vorher aufzeichnet, wählt den richtigen Weg beim ersten Mal. Den grösseren Rahmen für Ihren Shop beschreibt der Ratgeber Webshop erstellen lassen in der Schweiz, die Plattformwahl der Vergleich Shopify oder Shopware für Schweizer KMU.
