Eigene Software statt fünf Tools: Wann sich das rechnet

Eine eigene Software-Plattform rechnet sich, wenn dieselben Daten regelmäßig in mehrere Programme getippt werden und ein Mensch die Lücken zwischen den Tools füllt. Solange Ihr Ablauf dem Branchenstandard folgt, ist fertige Software günstiger. Dazwischen liegt oft der beste Weg: Standard behalten, Lücken per Schnittstelle schließen und nur das selbst bauen, was nur Ihr Betrieb so macht.

Ein typischer Vormittag im Innendienst: Ein neuer Kunde ruft an. Er wird im Angebotsprogramm angelegt, dann in der Buchhaltung, dann in der Projektliste, und weil er den Newsletter will, noch einmal im Verteiler. Viermal Firmenname, Adresse, Ansprechpartner. Beim dritten Mal fehlt die Hausnummer, beim vierten Mal heißt Herr Maier plötzlich Meier. Keines der vier Programme ist schlecht. Teuer ist der Raum dazwischen.

Was Doppelerfassung kostet: ein Rechenbeispiel

Die Abo-Rechnungen für fünf Programme sieht jeder. Die Zeit, die zwischen den Programmen verloren geht, steht auf keiner Rechnung. Also rechnen.

Angenommen, ein Betrieb mit 30 Mitarbeitern hat drei Leute im Innendienst. Jede dieser drei Personen überträgt täglich rund 40 Minuten lang Daten, die schon in einem anderen System stehen: Kundendaten, Auftragsnummern, Stunden, Lieferadressen. Gerechnet wird mit 220 Arbeitstagen und mit den durchschnittlichen Arbeitskosten, die das Statistische Bundesamt für 2025 ermittelt hat: 45 Euro je geleistete Stunde.

• 3 Personen × 40 Minuten = 2 Stunden pro Tag
• 2 Stunden × 220 Arbeitstage = 440 Stunden im Jahr
• 440 Stunden × 45 Euro = 19.800 Euro im Jahr

Und das ist nur das reine Abtippen. Nicht eingerechnet sind die Rechnung an die falsche Adresse, der Auftrag, der in der Projektliste nie ankam, und die Suche danach, welche der vier Versionen eigentlich stimmt. Dazu kommt der Wechsel selbst. Eine Studie, die in der Harvard Business Review erschien, hat Büroangestellte in drei großen Unternehmen beobachtet: Sie wechselten rund 1.200-mal am Tag zwischen Programmen und Websites und brauchten pro Woche knapp vier Stunden, um sich nach jedem Wechsel wieder zurechtzufinden. Das sind etwa neun Prozent der Arbeitszeit.

Was steht dagegen? Der Aufwand für ein erstes Modul, dazu die laufende Pflege. Ob sich das lohnt, zeigt der Vergleich mit der Summe oben: Fällt der größte Teil der Abtipperei weg, ist ein schlankes erstes Modul schnell gerechtfertigt. Fällt nur ein kleiner Teil weg, lohnt sich eher eine Schnittstelle zwischen den vorhandenen Programmen. Genau deshalb lohnt sich das Nachzählen vorher.

Die Zahlen sind ein Beispiel, Ihre sehen anders aus. Die Rechnung bleibt dieselbe: Minuten mal Köpfe mal Tage mal Stundensatz.

Quellen: Statistisches Bundesamt, Arbeitskosten 2025 (2026) · Harvard Business Review (2022) · alloq digital (2026) · WZ-IT (2026). Stand: 26.10.2026.

So finden Sie Ihre eigene Zahl

Schätzen hilft wenig, zählen schon. Eine Woche reicht:

• Strichliste führen. Wer Daten von A nach B überträgt, notiert, was er abtippt, woher es kommt und wie lange es dauert.
• Die Klebe-Person finden. In vielen Betrieben gibt es jemanden, der inoffiziell dafür zuständig ist, Zahlen aus einem System ins nächste zu bringen. Diese Person ist der lebende Beweis für eine fehlende Verbindung.
• Den Wochenbericht messen. Wie lange dauert es, die Zahlen für die Besprechung zusammenzusuchen? Baut das jemand jede Woche von Hand, gehört es in die Rechnung.
• Fehler zählen. Falsche Rechnungen, doppelte Kunden, vergessene Aufträge. Jeder davon hat einen Preis, auch wenn er nur aus Ärger besteht.

Standard-Software oder eigene Plattform?

Die ehrliche Antwort lautet meistens: beides. Die Frage ist nur, wo die Grenze verläuft.

Standard-Software reicht, wenn

• der Ablauf in Ihrer Branche überall gleich läuft: Buchhaltung, Lohn, E-Mail, Kalender. Niemand sollte seine eigene Lohnabrechnung programmieren, schon weil sich die Regeln jedes Jahr ändern,
• die Programme gute Schnittstellen haben und bereits miteinander reden,
• wenige Menschen damit arbeiten und sich die Anforderungen selten ändern,
• Sie für die Ausnahmen keine Excel-Liste neben dem System führen müssen.

Eine eigene Plattform lohnt sich, wenn

• der Ablauf Ihr Wettbewerbsvorteil ist, etwa die Art, wie Sie kalkulieren, disponieren oder Kunden betreuen, und die Standard-Software Sie zwingt, es wie alle anderen zu machen,
• ein Vorgang durch mehr als drei Programme wandert und überall neu erfasst wird,
• Kunden, Partner oder der Außendienst Zugriff bekommen sollen, etwa über ein Portal,
• die Lizenzkosten pro Nutzer mit jedem neuen Mitarbeiter steigen, obwohl die meisten nur zwei Funktionen brauchen,
• niemand den Zahlen traut, weil jedes System eine andere Wahrheit kennt.

Der Weg dazwischen: verbinden statt ersetzen. Oft muss gar nichts neu gebaut werden. Bestellungen aus dem Webshop können von selbst im ERP landen, Kunden aus dem Shop von selbst in der Buchhaltung. Wie das konkret geht, zeigen unsere Ratgeber zur Abacus-Schnittstelle zum Webshop und zur Verbindung von bexio und Shopify. Für wiederkehrende Handgriffe zwischen Programmen reicht manchmal eine Automatisierung, ganz ohne eigene Oberfläche.

Wie das in der Praxis aussieht

Beim SHK-Großhändler DEWEtech lagen vier Sortimente in vier Datentöpfen: Excel hier, PDF-Katalog dort, für den Rest ein Anruf. Die Kataloge der Hersteller blieben die Quelle. Neu ist eine zentrale Suche, die sie jede Nacht abgleicht und 53.438 Artikel auf einmal durchsucht, auch mit hundert Artikelnummern in einer einzigen Anfrage. Verschwunden ist vor allem die Suche über vier Fenster. Die Details stehen in der Referenz zum DEWEtech-Produktfinder.

Das Muster ist typisch: Die Quellsysteme bleiben, darüber entsteht eine Oberfläche, die sie zusammenführt. Das ist meist günstiger und risikoärmer als der große Austausch.

Die Risiken, und wie Sie sie klein halten

Eigene Software hat einen Ruf, und der ist nicht ganz unverdient: Projekte, die nie fertig werden, Entwickler, die verschwinden, Kosten, die nach dem Start erst richtig anfangen. Jedes dieser Risiken lässt sich begrenzen.

Das Großprojekt. Ein Pflichtenheft über 80 Seiten, zwei Jahre Entwicklung, und am Ende hat sich der Betrieb verändert. Gegenmittel: mit dem einen Modul anfangen, das die meiste Zeit frisst, und es früh nutzen. Erst wenn es sich bewährt, kommt das nächste.

Die Abhängigkeit. Weiß nur ein Entwickler, wie das System funktioniert, wird jeder Urlaub zum Risiko. Gegenmittel: Quellcode, Dokumentation und Zugänge gehören vertraglich Ihnen, die Technik ist verbreitet statt exotisch, und die Software läuft auf einem Server, auf den Sie selbst Zugriff haben.

Die laufenden Kosten. Software ist nie fertig: Updates, Sicherheitslücken, neue Browser. Die 15 bis 25 Prozent Pflege pro Jahr gehören in jede Rechnung, Hosting kommt dazu. Wer das weglässt, rechnet sich die Plattform schön.

Die Altdaten. Vier Systeme bedeuten vier Versionen derselben Kunden. Vor dem Umzug muss klar sein, welche gilt. Das ist mühsam und wird gern verschoben. Sollte es aber nicht.

Die Menschen. Die beste Plattform scheitert, wenn das Team weiter in Excel arbeitet. Gegenmittel: die Leute, die heute abtippen, von Anfang an fragen. Sie wissen am besten, wo es hakt.

Schritt für Schritt zur eigenen Plattform

1. Messen. Eine Woche Strichliste wie oben. Ergebnis: eine Zahl in Euro und eine Liste der Engpässe.
2. Jeder Information ein Zuhause geben. Kundendaten werden an genau einem Ort gepflegt, Rechnungen an genau einem anderen. Alle übrigen Programme lesen nur mit.
3. Schnittstellen prüfen. Welche Programme lassen sich anbinden, welche nicht? Was bleibt, was geht?
4. Das erste Modul bauen. Schmal und für genau den größten Engpass. Wie solche Bausteine aussehen, vom Kundenportal bis zum internen Werkzeug, zeigt unsere Seite zu Web-Apps und Plattformen.
5. Nachmessen. Ist die Abtipperei weg? Stimmen die Zahlen? Erst dann kommt der nächste Baustein.
6. Ablösen. Programme kündigen, die nichts mehr tun. Klingt banal, wird aber gern vergessen.

Kurz gesagt

Fünf Programme sind nicht das Problem. Teuer wird es, wenn Menschen die Lücken zwischen ihnen füllen. Rechnen Sie Minuten mal Köpfe mal Tage mal Stundensatz, und Sie wissen, was Ihnen die Doppelerfassung kostet. Standard-Software bleibt richtig für alles, was alle gleich machen. Eine eigene Plattform lohnt sich dort, wo Ihr Ablauf Ihr Vorteil ist. Und dazwischen reicht oft eine gute Schnittstelle.

REWLO Medienwerk baut Web-Apps, Portale und Schnittstellen für den Mittelstand und rechnet vorher nach, ob es sich lohnt. Mehr unter /leistungen.