Heizungsbauer und Energieberater können mit einem KI-Telefonassistenten und einem Chatbot die Flut an Fragen zu Wärmepumpe und Förderung vorsortieren: Standardfragen mit Stand-Datum beantworten, Anfragen nach Dringlichkeit trennen und vor dem Termin die Daten und Fotos einsammeln, die sonst drei Rückrufe kosten. Förderzusagen, Anlagenplanung und Beratung bleiben beim Fachmann.
Ende Juli 2026 in einem Heizungsbaubetrieb in Karlsruhe. Innerhalb weniger Tage haben sich die Förderung und das Heizungsgesetz geändert. Das Telefon klingelt im Viertelstundentakt. „Darf ich jetzt doch wieder Gas einbauen?“ „Gibt es die 70 Prozent noch?“ „Kommt bei uns nicht sowieso Fernwärme?“ „Meine Heizung ist ausgefallen.“ Vier Anrufe, vier völlig verschiedene Dringlichkeiten. Wer den Notfall zwischen den Förderfragen verliert, hat ein echtes Problem.
Heizungs-Wärmepumpen wurden im ersten Halbjahr 2026 verkauft, 40 Prozent mehr als im Vorjahreszeitraum.
offene Stellen im Handwerk blieben 2025 rechnerisch unbesetzt. Sanitär, Heizung, Klima zählt zu den Top-Engpassberufen.
Klimageschwindigkeitsbonus seit 21.07.2026. Ab 1. Februar 2027 sinkt er halbjährlich um 4 Prozentpunkte.
Quellen: pv magazine zu Zahlen des BDH (11.08.2026) · KOFA Kompakt 07/2026: Handwerk · KfW: Heizungsförderung für Privatpersonen (458). Stand: 26.10.2026.
Warum das Telefon gerade jetzt glüht
Die Nachfrage ist zurück, und gleichzeitig ändern sich die Regeln schneller, als ein Flyer gedruckt ist. Zwei Daten aus dem Sommer 2026 erklären die meisten Anrufe:
21. Juli 2026: neue Förderbedingungen. Die Grundförderung für den Heizungstausch liegt weiter bei 30 Prozent. Der Klimageschwindigkeitsbonus für Selbstnutzer, die eine alte Heizung tauschen, sank von 20 auf 16 Prozent und wird ab Februar 2027 halbjährlich kleiner. Der Einkommensbonus ist neu gestaffelt und reicht bis 40 Prozent. Gedeckelt ist bei 70 Prozent, für Haushalte mit niedrigem Einkommen bei 80 Prozent. Förderfähig sind höchstens 28.000 Euro für die erste Wohneinheit. Für ein Einfamilienhaus heißt das: in der Regel höchstens 19.600 Euro Zuschuss, bei niedrigem Einkommen bis 22.400 Euro. Für das erste Quartal 2027 ist ein Bonus für Wärmepumpen aus europäischer Fertigung angekündigt, Details stehen noch aus.
29. Juli 2026: Gebäudemodernisierungsgesetz. Es hat das Gebäudeenergiegesetz abgelöst. Die pauschale 65-Prozent-Vorgabe beim Heizungstausch ist entfallen, Öl- und Gasheizungen dürfen wieder eingebaut werden. Ab 2029 müssen sie aber steigende Anteile klimaneutraler Brennstoffe nutzen: 10 Prozent, 2030 dann 15, 2035 schon 30 und 2040 60 Prozent.
Jede dieser Änderungen löst eine neue Welle von Anrufen aus. Und fast jede Frage lässt sich in zwei Sätzen beantworten, wenn jemand die aktuelle Fassung kennt. Genau das ist der Job einer gepflegten Wissensbasis.
Quellen: KfW-Programm 458 · ADAC: Heizungsgesetz, Stand 16.10.2026 · pv magazine (28.07.2026). Förderbedingungen ändern sich, verbindlich sind die aktuellen Angaben von KfW und BAFA. Stand: 26.10.2026.
Karlsruhe: Erst die Fernwärme-Frage klären
In Karlsruhe kommt eine Frage dazu, die sich vor jedem Vor-Ort-Termin lohnt: Liegt das Haus in einem Gebiet, in dem Fernwärme kommt? Die Stadt hat ihren Energieleitplan mit kommunaler Wärmeplanung im November 2023 beschlossen, das Regierungspräsidium hat ihn 2024 bestätigt. Die Stadtwerke bieten online einen Fernwärme-Check an. Nach Eingabe der Adresse zeigt er, ob Fernwärme verfügbar ist, für welches Jahr sie geplant ist, ob die Adresse erst geprüft werden muss oder ob in den nächsten zehn Jahren keine Versorgung vorgesehen ist.
Für einen Heizungsbauer ist das Gold wert. Ein Assistent, der bei einer Karlsruher Anfrage die Adresse aufnimmt und auf den Check hinweist, erspart manche Anfahrt zu einem Haus, dessen Eigentümer ohnehin auf das Fernwärmenetz wartet. Wer neutral und kostenlos beraten werden will, findet bei der Karlsruher Energie- und Klimaschutzagentur KEK eine Anlaufstelle. Auch auf die kann der Assistent verweisen, ehrlich und ohne Kundenverlust: Wer von dort mit einem Plan zurückkommt, ist ein besserer Auftrag.
Quellen: Stadt Karlsruhe: Energieleitplan bestätigt (03.05.2024) · Stadtwerke Karlsruhe: Fernwärme-Check · KEK Karlsruhe. Stand: 26.10.2026.
Was Telefon und Chatbot übernehmen
Sortieren nach Dringlichkeit. Heizung ausgefallen, Wasser tritt aus, Gasgeruch: Das geht nach Ihren Regeln sofort an den Notdienst oder, bei Gasgeruch, mit dem klaren Hinweis auf den Notruf des Versorgers. Wartung, Angebot, Förderfrage und Energieberatung landen in getrennten Listen.
Standardfragen beantworten. Was ist der Ablauf? Muss der Antrag vor dem Auftrag gestellt werden? Wer stellt die Bestätigung zum Antrag aus? Antworten aus der Wissensbasis, mit dem Hinweis „Stand: …“ und dem Satz, dass die Förderung im Einzelfall der Fachbetrieb klärt.
Den Termin vorbereiten. Statt drei Rückrufen eine strukturierte Abfrage, am Telefon oder als kurzer Fragebogen im Chat:
- Baujahr und Wohnfläche, Einfamilienhaus oder Mehrfamilienhaus
- Art und Alter der jetzigen Heizung
- Verbrauch der letzten zwei bis drei Jahre, wenn zur Hand
- Heizkörper, Fußbodenheizung oder beides
- Selbst bewohnt oder vermietet
- Fotos per Upload-Link: Heizraum, Typenschild des Kessels, zwei Heizkörper, Außenwand, wo ein Außengerät stehen könnte, Zählerschrank
Termine anbieten. Wenn Ihr Kalender angebunden ist, schlägt der Assistent freie Zeiten für den Vor-Ort-Termin vor. Wenn nicht, notiert er den Wunsch und schickt ihn zur Bestätigung.
Die Anfrage dorthin bringen, wo gearbeitet wird. Als Vorgang in Ihre Handwerkersoftware oder als E-Mail mit allen Angaben und Fotos. Wie solche Abläufe aussehen, zeigt unsere Seite zur Automatisierung.
Am Telefon übernimmt das der KI-Telefonassistent, auf der Website ein KI-Chatbot, der nur aus Ihren freigegebenen Inhalten antwortet. Wie der Telefonassistent im Handwerk allgemein arbeitet, steht in unserem Beitrag für Handwerksbetriebe.
Was der Assistent nicht darf
Keine Förderzusage. „Sie bekommen 70 Prozent“ ist ein Satz mit Folgen. Der Assistent erklärt, welche Bausteine es gibt. Was im Einzelfall herauskommt, klärt der Betrieb.
Keine Anlagenplanung. Wie groß die Wärmepumpe sein muss, ergibt erst die Heizlastberechnung. Ob das Haus mit den vorhandenen Heizkörpern auskommt, sieht ein Fachmann vor Ort.
Keine Rechtsauskunft. Ob ein bestimmtes Haus unter Übergangsregeln fällt, welche Landesregeln greifen, was ein Vermieter umlegen darf: aufnehmen, weitergeben, nicht beantworten.
Kein „Gas oder Wärmepumpe?“. Das ist Beratung. Der Assistent kann Fakten nennen und einen Beratungstermin anbieten.
Keine Einkommensfragen. Für den Einkommensbonus zählt das zu versteuernde Haushaltseinkommen. Das gehört nicht ins Telefonprotokoll. Der Assistent sagt, dass es den Bonus gibt, und überlässt den Rest dem Gespräch.
Ein Rechenbeispiel
Angenommen, ein Betrieb mit acht Leuten bekommt in der Saison 30 Wärmepumpen-Anfragen pro Woche. Jede kostet im Büro rund 15 Minuten: Rückruf, Grunddaten erfragen, Fotos anfordern, nachhaken, Termin abstimmen. Das sind siebeneinhalb Stunden pro Woche, fast ein voller Arbeitstag.
Übernimmt der Assistent die Erstaufnahme, bleiben pro Anfrage vielleicht fünf Minuten, um die Angaben zu prüfen und den Termin zu bestätigen. Das sind zweieinhalb Stunden. Gewonnen: rund fünf Stunden pro Woche. Dazu kommen Anfragen, die gar keinen Termin brauchen, weil sich vorab zeigt, dass das Haus auf Fernwärme wartet oder der Anrufer nur Informationen wollte. Die Zahlen sind ein Beispiel. Ihre eigenen liefert eine Woche Strichliste am Telefon.
Für Energieberater: weniger Vorgespräche, bessere Unterlagen
Energieberater kennen dasselbe Muster mit anderen Fragen. Brauche ich einen Sanierungsfahrplan oder nur die Bestätigung zum Antrag? Was kostet die Beratung? Welche Unterlagen soll ich schicken? Ein Chatbot kann vor dem ersten Gespräch klären, worum es geht, und die Unterlagen einsammeln: Grundrisse, Energieausweis, Verbrauchsabrechnungen, Fotos. Das erste Gespräch beginnt dann bei der Sache.
Drei Fehler, die Vertrauen kosten
Veraltete Förderantworten. Die Änderung vom 21. Juli 2026 hat gezeigt, wie schnell ein Satz falsch wird. Jede Förderantwort braucht ein Stand-Datum und einen Menschen, der sie nach jeder Änderung prüft.
Ein Formular-Monster. Zwanzig Pflichtfelder vertreiben genau die Kunden, die es eilig haben. Lieber sechs Fragen und die Fotos, der Rest kommt im Termin.
Kein Weg zum Menschen. Wer mit einem Ausfall im Januar in einer Schleife landet, ruft beim Nächsten an. Notfälle müssen immer durchgestellt werden.
Ob am Telefon oder im Chat: Seit dem 2. August 2026 müssen Anrufer und Nutzer erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen (Art. 50 KI-Verordnung). Am einfachsten gleich in der Begrüßung. Dazu gehören ein Auftragsverarbeitungsvertrag, Verarbeitung möglichst in der EU und nur die Daten, die für die Anfrage nötig sind. Verbindlich klärt das im Einzelfall ein Anwalt.
Quelle: KI-Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 50. Stand: 26.10.2026.
Kurz gesagt
Die Nachfrage nach Wärmepumpen ist zurück, die Regeln haben sich im Sommer 2026 zweimal geändert, und die Fachkräfte fehlen. Ein KI-Telefonassistent und ein Chatbot nehmen die wiederkehrenden Fragen ab, trennen Notfälle von Förderfragen und bereiten den Termin mit Daten und Fotos vor. In Karlsruhe gehört der Hinweis auf den Fernwärme-Check dazu. Förderzusagen, Planung und Beratung bleiben beim Fachmann.
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